脱「エクセル」での管理業務
より効率的なシステムとは？

IVSのベトナムIT見聞録 No.007

その「エクセル」
本当に必要ですか？

はじめまして、インディビジュアルシステムズの東海林と申します。昨今、在越日系企業様より「エクセル（Ｅｘｃｅｌ）」中心の管理業務から脱却し、システム化したいという要望を非常に多くいただきます。今回はなぜ今「エクセル」からの脱却が望まれるのか、掘り下げます。

まず、「エクセル」中心の管理業務のデメリットは大きく４つあります。

①データが蓄積されて、入力に時間がかかる

②各個人によってフォーマットがバラバラでどこを見ればよいかわからない

③変更履歴が残らず、間違いや入力ミスに気付きにくい

④各個人で管理しているファイルの共有に手間がかかる

上記以外にも、「エクセル」のデメリットはいくつかあります。「まだ従業員数が少ないからエクセルで十分」。そう考えていても、従業員数が拡大していくことに比例して、だんだんと１人当たりの負担が大きくなっていくものです。

自社の業務に合わせ
システムを作成

そのような悩みを解決するクラウドサービスにサイボウズ社が提供する「キントーン（ｋｉｎｔｏｎｅ）」が挙げられます。「キントーン」の特徴は大きく以下の４つと言えます。

①チームの進捗状況をいつでも・どこでも確認できる

②入力フォーマットが統一されており、誰が見ても分かりやすい

③紙で出力していた稟議書を電子化でき、申請業務を簡易化できる

④入力・変更の履歴が過去ログとして表示され、ミスに気づきやすい
弊社は「キントーン」をベトナムで代理店販売しています。ベトナム語・英語・日本語で問い合わせが可能なほか、訪問サービスも実施しています。「キントーン」は導入のコストが非常に安価であり、加えて30日間の無料トライアルもあるため、脱「エクセル」の一歩として、体験から始めてみてはいかがでしょうか。