システムを導入をする前に
重要な３つのポイント

IVSのベトナムIT見聞録 No.002

業務を洗い出して可視化しよう

こんにちは。インディビジュアルシステムズの今村です。今回は、「システム導入前にすべきこと」についてご説明させていただきます。

システムベンダーに問い合わせをする前にすべきことは、以下の３点だと考えます。

①現行業務の問題点を把握し、システム化する目的を明確にする。

②目的達成のためのシステムの適用範囲を決定する。

③責任と権限を持つプロジェクトチームを結成する。

まずは、業務の不満や改善点を洗い出し、「何がいけないのか」という点を明確にしましょう。問題を把握するためには、すべての業務を洗い出して可視化することが必要です。

重要なのは、日本人や管理職だけでなく、現場の声や要望を反映させることです。業務に何が一番必要なのかを知っているのは現場で作業している社員であり、システムを実際に利用するのも現場の社員です。

まず、現場にとって、何が不満で、何を必要としているのかをはっきりさせないと導入後も業務がスムーズに進みません。間違っても、システムの導入そのものを目的にしてはいけません。

責任者に権限を与えある程度一任を

問題点をすべて洗い出したら、すべての課題に優先順位をつけます。当然ながら、システムを導入することですべての課題を解決できるわけではありません。

例えば、「最優先事項は、原価を簡単に把握できること」というように、「今回のシステム導入では、どの問題を解決するのか」という点を明確にしましょう。

最後に、担当者にまったく決定権がなく、何を決めるのも社内の合意を必要とするようではスケジュールが大幅に遅れたり、他人任せのプロジェクトになり、失敗する原因の１つにになります。

責任者にはある程度の決定権・決済権を持たせ、社内でつねに公にして進めていくことが最善と言えるでしょう。